[PROFIMA] Acheteur_Base de connaissance

1/ Contexte et objectifs

Profima est la centrale d'achat des magasins Carrefour et Euromarché du groupe GBH en Martinique, Guadeloupe et Guyane.

Les acheteurs de Profima négocient avec les fournisseurs de marchandises les tarifs et récoltent les informations de création de produit.

Les échanges d'informations se font majoritairement par mail et fichier Excel ce qui, au moment où ce document est rédigé, n'est pas optimal et normalisé entre les 3 territoires.

L'objectif de l'outil dont le fonctionnement est décrit dans ce document, est de faciliter et de fluidifier les échanges afin d'inverser le rapport de temps passé Saisie vs Analyse de la donnée.

Les modes opératoires décrits sont :

- La proposition d'un nouveau produit unitaire et en masse,

- D'un nouveau tarif unitaire et en masse,

- Le rattachement d'un EAN.

2/ Description générale

L'outil est un Portail Web. Il est commun aux trois régions Martinique, Guadeloupe et Guyane.

Le portail donne accès aux fournisseurs à ses produits référencés dans la région.

Le portail ne contient pas de données « chaudes » à savoir des prix de ventes, des stocks ou des quantités vendues.

Les fournisseurs ne peuvent voir que les données de leur assortiment.

Plusieurs accès peuvent être fournis pour un même fournisseur.

Les fournisseurs peuvent proposer des produits directement via l'interface Web (Unitaire) ou alors en masse via un import Excel.

Pour les importations Excel, un fichier Excel est disponible en téléchargement. Attention, les fichiers sont différents par territoire.

Des règles de gestion ont été intégrées pour éviter les erreurs ou les oublis de saisie. Exemple des produits des familles Alcool n'auraient pas la donnée Degré Alcool saisie.

Les propositions des fournisseurs suivent des statuts évolutifs.

1-     Le statut Brouillon est initié par le fournisseur. Le statut correspond au moment où une proposition est initiée mais n’est pas complète ou alors pas encore Soumise à l’acheteur.

2-     Le statut Soumis est initié par le fournisseur. Le statut correspond au moment où le fournisseur souhaite soumettre la proposition à l’acheteur. Les données renseignées pour la proposition par le fournisseur sont complètes pour accéder à ce statut. Les statuts suivants ne peuvent évoluer que par rapport à l’acheteur ou au système.

3-     Une fois que le produit soumis, l’acheteur peut Refuser ou Accepter la proposition. Le statut Accepté signifie que la proposition sera référencée dans les systèmes d’information des magasins.

4- Le statut Référencé correspond à une donnée qui est intégrée dans les systèmes d'information des magasins. Il ne peut être modifié que par le système.

5- Le statut Archivé correspond aux propositions ou assortiments qui sont « périmés ».

6- Le statut Rejeté se situe après le statut Soumis lorsque la proposition n'est pas acceptée.